Es gehört zum Daily Business eines IT-Supporters. Der Kunde kann ein E-Mail nicht versenden oder er wartet auf ein dringendes E-Mail, welches nicht ankommt. Was die gängigsten Fehler sind und wie man diese lösen kann behandeln wir in diesem Artikel.

Die Antwort des Servers

Ein korrekt konfigurierter Mailserver sendet immer eine Fehlermeldung mit weiteren Informationen über den Fehler an den Absender zurück, wenn er eine Mail ablehnt.

Dies nennt man auch «Non Delivery Report» oder «Bounce Message». Aus einer Bounce Message kann man meist schon erkennen, woran die Übertragung der Nachricht gescheitert sein könnte.

Beispiel einer Bounce Message beim Versand einer E-Mail mit einem zu grossen Anhang aus Thunderbird:

Die Nachricht in diesem Beispiel hat einen Mailanhang, welcher grösser als 20MB ist. Der Mailserver, der die Nachricht bekommt, hat ein Limit von 20MB pro Mail definiert. Deshalb wird die Nachricht nicht angenommen.

Beispiel 2:

Eine Nachricht wird an die Adresse «non-existent-mailaddress@microsoft.com» gesendet. Der Server von Microsoft meldet unmittelbar zurück, dass diese Nachricht vom Server mit dem Fehlercode «5.4.1 Recipient address rejected» abgelehnt wird:

Recipient address rejected – heisst übersetzt «Empfängeradresse abgelehnt». Meistens verstehen wir die Meldung bereits anhand der Fehlermeldung, anderenfalls kann für weitere Details auch nach dem Statuscode in einer Suchmaschine gesucht werden. Der Suchbegriff in diesem Fall wäre «Bounce 5.4.1».

Die häufigsten Fehler bei unseren Kunden sind:
«Recipient Address Rejected» – Empfängeradresse falsch
«Mailbox Full» – Die Mailbox des Empfängers ist voll.
«Message size exceeds fixed maximum message size» – Die Nachricht überschreitet die maximale Nachrichtengrösse. (Grösse der Mailanhänge reduzieren).

Unseren eigenen Mailserver können wir übrigens mit einem kostenlosen Tool überprüfen. Damit ist sichergestellt, dass wir Mails korrekt empfangen können. Wie das geht, behandeln wir dann im nächsten Blogpost.