Die Migration einer IT-Infrastruktur zu einem neuen Dienstleister ist immer mit Risiken behaftet. Es können ungeplante Downtimes auftreten, unerwartete Probleme während der Migration können auftreten oder schlimmstenfalls schlägt die Migration komplett fehl. Nach mehr als 20 Jahren Erfahrung in vielen verschiedenen IT-Migrationen möchte ich hiermit auf ein paar Punkte eingehen, die darüber entscheiden können, ob die Migration der IT-Infrastruktur zu einem neuen Anbieter zu einem Erfolg wird – oder eben nicht.

Transparente Kommunikation mit dem bisherigen Anbieter

Es gibt verschiedene Gründe, warum ein Wechsel zu einem anderen IT-Anbieter erfolgt. Sei es die Geschäftsaufgabe des bisherigen IT-Anbieters, der Zentralisierung von Unternehmen oder auch die mangelhafte Qualität der Dienstleistung des bisherigen Anbieters. In allen Fällen müssen die Beteiligten zusammenarbeiten, um die IT-Migration erfolgreich abschliessen zu können.
Für den bisherigen IT-Anbieter ist es meist die schwierigste Situation, da er einen Kunden verliert. Informieren sie ihn deshalb frühzeitig und transparent über ihren Entscheid und bitten sie ihn um seine Unterstützung bei der Migration.

Vollständige und aktuelle Dokumentation

Damit sich der neue IT-Anbieter ein komplettes Bild von ihrer aktuellen IT-Infrastruktur machen kann, benötigt er eine vollständige und aktuelle Dokumentation der aktuellen Infrastruktur. Diese Dokumentation wird vom bisherigen Anbieter erstellt und umfasst zumindest:

• Grobbeschrieb des Aufbaus der aktuellen IT-Infrastruktur (bsp. welche Services sind wo gehostet?)
• einen Netzwerkplan mit Prefixes, IP-Adressen, Servern, Clients, VPNs
• Liste aller Benutzer und den entsprechenden Berechtigungen
• Softwareinventar & Lizenzen
• Passwortliste mit allen, dem bisherigen IT-Anbieter bekannten Zugangsdaten. WICHTIG: Diese Liste sollte nicht per E-Mail, sondern nur verschlüsselt transferiert werden.
• Security Guidelines & Backupstrategien
• Kontaktdaten von externen IT-Zulieferern (Softwarepartner, Druckertechniker etc.)
• Aktuelle, kundenseitige IT-Projekte, die gerade in der Pipeline sind

Klare Verantwortlichkeiten

Zuständig für das Migrationsprojekt ist der neue IT-Anbieter. Er erstellt den detaillierten Projektplan & holt alle notwendigen Informationen ein. In Absprache mit dem Kunden wird der Zeitpunkt für die Migration definiert und dem bisherigen Anbieter mitgeteilt. Bei Bedarf wird vorab eine Testmigration durchgeführt.
Die alten Verträge werden gekündigt, dabei ist es sinnvoll eine kurze Reservezeit (+1 Monat) einzuplanen, falls es zu Verzögerungen bei der Migration kommt.

Der Kunde als Auftraggeber bleibt dabei stets verantwortlich für das gesamte Projekt, er muss sich regelmässig über den aktuellen Stand beim neuen Anbieter informieren lassen. Für diese Aufgabe ist eine gewisse Kompetenz in IT-Themen notwendig. Fehlt diese, sollte eine zusätzliche, externe Fachperson für das Projekt beigezogen werden. Ein Scheitern der IT-Migration kann ein Unternehmen, je nach Abhängigkeit von seiner IT-Infrastruktur, in existenzielle Nöte bringen.

Engmaschige Betreuung in der Anfangszeit nach der IT-Migration

Erfahrungsgemäss ist es hilfreich für den neuen IT-Anbieter, nach der Migration die erste Zeit (1-2 Tage) beim Kunden vor Ort zu sein. Bei jeder IT-Migration gibt es ein paar Supportanfragen. Es können Details bei der Umstellung vergessen worden sein, die Mitarbeiter haben Fragen zu der neuen Umgebung oder benötigen Unterstützung bei der Einrichtung. So wird sichergestellt, dass ein zeitnaher und unkomplizierter Support gewährleistet werden kann.